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Turn Gmail into your best support agent Convierte Gmail en tu mejor agente de soporte

Automate customer replies in Gmail using Claude or ChatGPT Automatiza la respuesta a tus clientes en Gmail usando Claude o ChatGPT

What you'll learn in this resource Qué aprenderás en este recurso

  • Connect Gmail to Claude or ChatGPT Conectar Gmail a Claude o ChatGPT
  • Create automatic labels to classify emails Crear labels automáticos para clasificar emails
  • Create a recurring task that classifies and replies to emails Crear una tarea recurrente que clasifique y responda emails
  • Customize replies based on the type of request Personalizar respuestas según el tipo de consulta
  • Save hours classifying and answering emails Ahorrar horas clasificando y respondiendo emails

1. Setup: Connect your Gmail account 1. Preparación: Conecta tu cuenta de Gmail

Before you start, you'll need a Pro account for Claude or ChatGPT and access to the Gmail account you want to automate. Optionally, you can connect Google Drive if you have private documentation. Antes de comenzar, necesitarás una cuenta Pro de Claude o ChatGPT y acceso a la cuenta de Gmail que quieres automatizar. Opcionalmente, puedes conectar Google Drive si tienes documentación privada.

Connect Gmail in Claude Conectar Gmail en Claude

  1. Open claude.ai and click your avatar (bottom-left corner) Abre claude.ai y haz clic en tu avatar (esquina inferior izquierda)
  2. Select Settings → Connectors Selecciona Configuración → Conectores
  3. Click Add connector and search for "Gmail" Haz clic en Agregar conector y busca "Gmail"
  4. Complete the authentication flow with your Google account Completa el flujo de autenticación con tu cuenta de Google

Connect Gmail in ChatGPT Conectar Gmail en ChatGPT

  1. Open chatgpt.com and click your avatar Abre chatgpt.com y haz clic en tu avatar
  2. Select Settings → Apps → Add more Selecciona Configuración → Apps → Agregar más
  3. Search for "Gmail" and click Connect Busca "Gmail" y haz clic en Conectar
  4. Complete authentication and reload the page Completa la autenticación y recarga la página

2. Create category labels 2. Crear Labels de Categoría

We need to create labels in Gmail to classify emails. Here's how to do it automatically with AI or manually. Necesitamos crear labels en Gmail para clasificar los emails. Aquí te mostramos cómo hacerlo de forma automática con IA o manual.

Option 1: Create labels with AI (recommended) Opción 1: Crear labels con IA (recomendado)

Use this prompt in a new Claude or ChatGPT conversation: Usa este prompt en una nueva conversación de Claude o ChatGPT:

PROMPT
Create labels in Gmail to classify customer emails by main category. Rules: - All labels must be in ENGLISH - All labels must be in ALL CAPS - Do not use prefixes like CATEGORY - Create only top-level labels - Labels should be MINT GREEN if possible Create these labels: COMPLAINT INQUIRY SUPPORT BILLING Crea labels en Gmail para clasificar emails de clientes por categoría principal. Reglas: - Todos los labels deben estar en ESPAÑOL - Todos los labels deben estar en ALL CAPS - No uses prefijos como CATEGORY - Crea únicamente labels de primer nivel - Los labels deben tener color VERDE MINT si es posible Crea estos labels: QUEJA CONSULTA SOPORTE FACTURACIÓN

Option 2: Create labels manually Opción 2: Crear labels manualmente

  1. Open Gmail and go to the left menu Abre Gmail y ve al menú izquierdo
  2. Find "More" and click "Create label" Busca "Más" y haz clic en "Crear etiqueta"
  3. Enter the name: COMPLAINT, INQUIRY, SUPPORT, BILLING Ingresa el nombre: QUEJA, CONSULTA, SOPORTE, FACTURACIÓN
  4. Optionally assign a mint green color to each one Opcionalmente asigna color verde mint a cada una

3. Create the recurring task 3. Crear la Tarea Recurrente

Now we'll set up a task that runs automatically every hour (or the frequency you prefer) to classify and reply to emails. Ahora configuraremos una tarea que se ejecute automáticamente cada hora (o la frecuencia que prefieras) para clasificar y responder emails.

In Claude: Use Routines En Claude: Usar Rutinas

  1. Open claude.ai and select Code in the left menu Abre claude.ai y selecciona Code en el menú izquierdo
  2. Click Routines → Add routine Haz clic en Rutinas → Agregar rutina
  3. Give it a descriptive name: "Classify and reply to emails" Asigna un nombre descriptivo: "Clasificar y responder emails"
  4. Under Instructions, paste the prompt you'll find below En Instrucciones, pega el prompt que encontrarás abajo
  5. Update the 2 variables: Actualiza las 2 variables:
    • REVIEW_WINDOW: "last 30 minutes" or "last 1 hour" VENTANA_DE_REVISION: "últimos 30 minutos" o "última 1 hora"
    • DOCUMENT_LINK: Link to your FAQ or Google Drive (optional) ENLACE_DEL_DOCUMENTO: Link a tu FAQ o Google Drive (opcional)
  6. Select the trigger: Scheduled → Every hour Selecciona el trigger: Programado → Cada hora
  7. Connectors: Select Gmail and Google Drive if you need it Conectores: Selecciona Gmail y Google Drive si lo necesitas
  8. Save the routine Guarda la rutina

Important Importante

Don't make up policies, prices, or features that aren't in your documentation. Drafts are never sent automatically — there's always a manual review. No inventes políticas, precios, ni funcionalidades que no estén en tu documentación. Los drafts nunca se envían automáticamente — siempre hay revisión manual.

PROMPT
Review recent customer emails in Gmail, classify them with the established labels, and create draft replies when appropriate. Review window: On each run, review only the emails received in the last <REVIEW_WINDOW>. Only process emails that do not yet have any of these labels: COMPLAINT INQUIRY SUPPORT BILLING Available labels: COMPLAINT INQUIRY SUPPORT BILLING Classification rules: Classify each email with 1 or at most 2 labels. Use only the existing labels. Do not create new labels. Do not apply more than 2 labels to the same email. If the email has a clear main intent, apply only 1 label. If the email combines two important topics, apply 2 labels. Criteria: SUPPORT: technical problems, errors, bugs, access issues, login, product failures, or difficulty using the service. BILLING: payments, charges, invoices, subscriptions, refunds, duplicate charges, or payment problems. INQUIRY: questions about the product, pricing, plans, how it works, availability, terms, or information before buying/using. COMPLAINT: frustration, annoyance, disappointment, bad experience, negative tone, or an explicit complaint. Examples: "I can't log in" → SUPPORT. "I was charged twice" → BILLING. "I want to know how much the annual plan costs" → INQUIRY. "I'm very disappointed with the service" → COMPLAINT. "I can't get in and I was also charged for the full month" → SUPPORT + BILLING. "I want a refund because the product didn't work" → BILLING + COMPLAINT. Reply rules: First check the company documentation available in this document: <DOCUMENT_LINK> If the answer is clearly in the documentation, create a draft replying with the most accurate information. If the answer is not clear in the documentation, create a generic draft that matches the email's topic. Do not make up policies, prices, processes, timelines, features, or guarantees that are not in the documentation. Do not send any email automatically. Only create drafts. The draft must be a reply to the customer's original email, not a separate new email. Required tone: Professional. Warm. Friendly. Clear. Empathetic. Never cold, robotic, defensive, or overly formal. Language: Reply in the same main language as the customer's email. If the email is in Spanish, reply in Spanish. If the email is in English, reply in English. If the email mixes Spanish and English, prioritize the message's main language. Greeting: Every reply must start with the customer's real name when it can be extracted confidently. The greeting must be: "Hi NAME," Extract the name using this priority order: Sender's display name. Email signature. Message body, if the customer identifies themselves. If a real name cannot be identified confidently, start only with: "Hi," Do not use placeholders. Do not leave text like "", "[name]", "customer name", or "customer". Do not make up names. Do not use the email address as a name. Do not use generic names, companies, departments, or aliases as if they were personal names. Expected result on each run: Every processed email is classified with 1 or at most 2 labels. Every processed email has a draft reply when appropriate. If the documentation contains the answer, the draft uses that information. If the documentation does not contain the answer, the draft uses a suitable generic reply for the topic. No email is sent automatically. Emails that already have one of the labels COMPLAINT, INQUIRY, SUPPORT, or BILLING are not modified. Revisa los emails recientes de clientes en Gmail, clasifícalos con los labels establecidos y crea drafts de respuesta cuando corresponda. Ventana de revisión: En cada ejecución, revisa únicamente los emails recibidos en las últimas <VENTANA_DE_REVISION>. Solo procesa emails que todavía no tengan ninguno de estos labels: QUEJA CONSULTA SOPORTE FACTURACIÓN Labels disponibles: QUEJA CONSULTA SOPORTE FACTURACIÓN Reglas de clasificación: Clasifica cada email con 1 o máximo 2 labels. Usa únicamente los labels existentes. No crees labels nuevos. No apliques más de 2 labels a un mismo email. Si el email tiene una intención principal clara, aplica solo 1 label. Si el email combina dos temas importantes, aplica 2 labels. Criterios: SOPORTE: problemas técnicos, errores, bugs, problemas de acceso, login, fallos del producto o dificultad para usar el servicio. FACTURACIÓN: pagos, cobros, facturas, suscripciones, reembolsos, cargos duplicados o problemas de pago. CONSULTA: preguntas sobre el producto, precios, planes, funcionamiento, disponibilidad, condiciones o información antes de comprar/usar. QUEJA: frustración, molestia, decepción, mala experiencia, tono negativo o reclamo explícito. Ejemplos: "No puedo iniciar sesión" → SOPORTE. "Me cobraron dos veces" → FACTURACIÓN. "Quiero saber cuánto cuesta el plan anual" → CONSULTA. "Estoy muy decepcionado con el servicio" → QUEJA. "No puedo entrar y además me cobraron el mes completo" → SOPORTE + FACTURACIÓN. "Quiero un reembolso porque el producto no funcionó" → FACTURACIÓN + QUEJA. Reglas para responder: Revisa primero la documentación de la empresa disponible en este documento: <ENLACE_DEL_DOCUMENTO> Si la respuesta está claramente en la documentación, crea un draft respondiendo con la información más acertada. Si la respuesta no está clara en la documentación, crea un draft genérico que haga match con el tema del email. No inventes políticas, precios, procesos, plazos, funcionalidades ni garantías que no estén en la documentación. No envíes ningún email automáticamente. Solo crea drafts. El draft debe ser una respuesta al email original del cliente, no un email nuevo separado. Tono obligatorio: Profesional. Cercano. Amigable. Claro. Empático. Nunca frío, robótico, defensivo o excesivamente formal. Idioma: Responde en el mismo idioma principal del email del cliente. Si el email está en español, responde en español. Si el email está en inglés, responde en inglés. Si el email mezcla español e inglés, prioriza el idioma principal del mensaje. Saludo: Todas las respuestas deben comenzar con el nombre real del cliente cuando pueda extraerse con confianza. El saludo debe ser: "Hola NOMBRE," Extrae el nombre usando este orden de prioridad: Nombre visible del remitente. Firma del email. Cuerpo del mensaje, si el cliente se identifica. Si no se puede identificar un nombre real con confianza, empieza únicamente con: "Hola," No uses placeholders. No dejes textos como "", "[nombre]", "nombre del cliente" o "cliente". No inventes nombres. No uses la dirección de email como nombre. No uses nombres genéricos, empresas, departamentos o aliases como si fueran nombres personales. Resultado esperado en cada ejecución: Cada email procesado queda clasificado con 1 o máximo 2 labels. Cada email procesado tiene un draft de respuesta cuando corresponda. Si la documentación contiene la respuesta, el draft usa esa información. Si la documentación no contiene la respuesta, el draft usa una respuesta genérica adecuada al tema. Ningún email se envía automáticamente. No se modifican emails que ya tengan alguno de los labels QUEJA, CONSULTA, SOPORTE o FACTURACIÓN.