Convierte Gmail en tu mejor agente de soporte

Automatiza la respuesta a tus clientes en Gmail usando Claude o ChatGPT

Qué aprenderás en este workshop

  • Conectar Gmail a Claude o ChatGPT
  • Crear labels automáticos para clasificar emails
  • Crear una tarea recurrente que clasifique y responda emails
  • Personalizar respuestas según el tipo de consulta
  • Ahorrar horas clasificando y respondiendo emails

1. Preparación: Conecta tu cuenta de Gmail

Antes de comenzar, necesitarás una cuenta Pro de Claude o ChatGPT y acceso a la cuenta de Gmail que quieres automatizar. Opcionalmente, puedes conectar Google Drive si tienes documentación privada.

Conectar Gmail en Claude

  1. Abre claude.ai y haz clic en tu avatar (esquina inferior izquierda)
  2. Selecciona Configuración → Conectores
  3. Haz clic en Agregar conector y busca "Gmail"
  4. Completa el flujo de autenticación con tu cuenta de Google

Conectar Gmail en ChatGPT

  1. Abre chatgpt.com y haz clic en tu avatar
  2. Selecciona Configuración → Apps → Agregar más
  3. Busca "Gmail" y haz clic en Conectar
  4. Completa la autenticación y recarga la página

2. Crear Labels de Categoría

Necesitamos crear labels en Gmail para clasificar los emails. Aquí te mostramos cómo hacerlo de forma automática con IA o manual.

Opción 1: Crear labels con IA (recomendado)

Usa este prompt en una nueva conversación de Claude o ChatGPT:

PROMPT
Crea labels en Gmail para clasificar emails de clientes por categoría principal. Reglas: - Todos los labels deben estar en ESPAÑOL - Todos los labels deben estar en ALL CAPS - No uses prefijos como CATEGORY - Crea únicamente labels de primer nivel - Los labels deben tener color VERDE MINT si es posible Crea estos labels: QUEJA CONSULTA SOPORTE FACTURACIÓN

Opción 2: Crear labels manualmente

  1. Abre Gmail y ve al menú izquierdo
  2. Busca "Más" y haz clic en "Crear etiqueta"
  3. Ingresa el nombre: QUEJA, CONSULTA, SOPORTE, FACTURACIÓN
  4. Opcionalmente asigna color verde mint a cada una

3. Crear la Tarea Recurrente

Ahora configuraremos una tarea que se ejecute automáticamente cada hora (o la frecuencia que prefieras) para clasificar y responder emails.

En Claude: Usar Rutinas

  1. Abre claude.ai y selecciona Code en el menú izquierdo
  2. Haz clic en Rutinas → Agregar rutina
  3. Asigna un nombre descriptivo: "Clasificar y responder emails"
  4. En Instrucciones, pega el prompt que encontrarás abajo
  5. Actualiza las 2 variables:
    • VENTANA_DE_REVISION: "últimos 30 minutos" o "última 1 hora"
    • ENLACE_DEL_DOCUMENTO: Link a tu FAQ o Google Drive (opcional)
  6. Selecciona el trigger: Programado → Cada hora
  7. Conectores: Selecciona Gmail y Google Drive si lo necesitas
  8. Guarda la rutina
PROMPT
Revisa los emails recientes de clientes en Gmail, clasifícalos con los labels establecidos y crea drafts de respuesta cuando corresponda. Ventana de revisión: En cada ejecución, revisa únicamente los emails recibidos en las últimas <VENTANA_DE_REVISION>. Solo procesa emails que todavía no tengan ninguno de estos labels: QUEJA CONSULTA SOPORTE FACTURACIÓN Labels disponibles: QUEJA CONSULTA SOPORTE FACTURACIÓN Reglas de clasificación: Clasifica cada email con 1 o máximo 2 labels. Usa únicamente los labels existentes. No crees labels nuevos. No apliques más de 2 labels a un mismo email. Si el email tiene una intención principal clara, aplica solo 1 label. Si el email combina dos temas importantes, aplica 2 labels. Criterios: SOPORTE: problemas técnicos, errores, bugs, problemas de acceso, login, fallos del producto o dificultad para usar el servicio. FACTURACIÓN: pagos, cobros, facturas, suscripciones, reembolsos, cargos duplicados o problemas de pago. CONSULTA: preguntas sobre el producto, precios, planes, funcionamiento, disponibilidad, condiciones o información antes de comprar/usar. QUEJA: frustración, molestia, decepción, mala experiencia, tono negativo o reclamo explícito. Ejemplos: "No puedo iniciar sesión" → SOPORTE. "Me cobraron dos veces" → FACTURACIÓN. "Quiero saber cuánto cuesta el plan anual" → CONSULTA. "Estoy muy decepcionado con el servicio" → QUEJA. "No puedo entrar y además me cobraron el mes completo" → SOPORTE + FACTURACIÓN. "Quiero un reembolso porque el producto no funcionó" → FACTURACIÓN + QUEJA. Reglas para responder: Revisa primero la documentación de la empresa disponible en este documento: <ENLACE_DEL_DOCUMENTO> Si la respuesta está claramente en la documentación, crea un draft respondiendo con la información más acertada. Si la respuesta no está clara en la documentación, crea un draft genérico que haga match con el tema del email. No inventes políticas, precios, procesos, plazos, funcionalidades ni garantías que no estén en la documentación. No envíes ningún email automáticamente. Solo crea drafts. El draft debe ser una respuesta al email original del cliente, no un email nuevo separado. Tono obligatorio: Profesional. Cercano. Amigable. Claro. Empático. Nunca frío, robótico, defensivo o excesivamente formal. Idioma: Responde en el mismo idioma principal del email del cliente. Si el email está en español, responde en español. Si el email está en inglés, responde en inglés. Si el email mezcla español e inglés, prioriza el idioma principal del mensaje. Saludo: Todas las respuestas deben comenzar con el nombre real del cliente cuando pueda extraerse con confianza. El saludo debe ser: "Hola NOMBRE," Extrae el nombre usando este orden de prioridad: Nombre visible del remitente. Firma del email. Cuerpo del mensaje, si el cliente se identifica. Si no se puede identificar un nombre real con confianza, empieza únicamente con: "Hola," No uses placeholders. No dejes textos como "", "[nombre]", "nombre del cliente" o "cliente". No inventes nombres. No uses la dirección de email como nombre. No uses nombres genéricos, empresas, departamentos o aliases como si fueran nombres personales. Resultado esperado en cada ejecución: Cada email procesado queda clasificado con 1 o máximo 2 labels. Cada email procesado tiene un draft de respuesta cuando corresponda. Si la documentación contiene la respuesta, el draft usa esa información. Si la documentación no contiene la respuesta, el draft usa una respuesta genérica adecuada al tema. Ningún email se envía automáticamente. No se modifican emails que ya tengan alguno de los labels QUEJA, CONSULTA, SOPORTE o FACTURACIÓN.

Importante

No inventes políticas, precios, ni funcionalidades que no estén en tu documentación. Los drafts nunca se envían automáticamente — siempre hay revisión manual.